Anda frustrasi karena Anda tidak mendapatkan cukup dilakukan.
Anda tidak sendiri. Kurangnya waktu (dan kurangnya manajemen waktu) adalah epidemi dan virus menggerogoti produktivitas Anda.
Tentu, ada ribuan cara untuk mengatur waktu. Ponsel pintar, perencana, papan tulis -- ada banyak alat. Tetapi kecuali jika Anda mempertimbangkan dan memperbaiki satu variabel yang sama dalam setiap skenario manajemen waktu, tidak ada alat, taktik, atau gadget yang akan membantu Anda.
Variabel itu adalah pikiran Anda. Bagaimana Anda memikirkan waktu dan bagaimana Anda mengaturnya dalam pikiran Anda adalah kuncinya.
Anda sudah tahu bahwa melompat dari satu hal ke hal berikutnya, proyek ke proyek, memadamkan api mungkin menggembirakan, tetapi tidak berkelanjutan atau produktif dalam jangka panjang. Berikut adalah beberapa cara untuk memikirkan waktu dan menyelesaikan lebih banyak hal.
1. Luangkan waktu dua menit untuk membayangkan hari produktif Anda.
Sebelum Anda bangun dari tempat tidur, atau saat Anda memulai rutinitas pagi Anda, buatlah janji dengan pikiran Anda. Luangkan waktu dua menit untuk membayangkan hari Anda yang damai dan produktif. Bayangkan diri Anda menanggapi keadaan darurat dengan mudah dan anggun, bekerja dengan rajin dan fokus pada proyek Anda, menangani semua email dan pesan masuk Anda. Bayangkan diri Anda dengan meja yang bersih, janji yang menghasilkan hasil, dan disposisi yang bahagia.
2. Buat tema dan janji pribadi.
Mungkin Anda sedang mengerjakan banyak proyek dan semuanya membutuhkan perhatian Anda. Anda dapat membuat tema untuk hari Anda yang akan mengingatkan Anda bagaimana pendekatan tugas-tugas ini, bukan bagaimana melakukannya. Keluarkan catatan tempel (saya suka yang berwarna merah muda cerah) dan tulis ini:
'Hari ini tema saya adalah __________', dan isi bagian yang kosong dengan cara pendekatan Anda hari ini. Mungkin tema Anda adalah 'positif' atau 'damai' atau 'rahmat' atau 'cepat' atau 'fokus'. Tempelkan di suatu tempat di mana Anda dapat merujuknya sepanjang hari untuk mengingatkan Anda tentang janji pribadi Anda tentang bagaimana Anda akan menjadi hari ini.
Anda juga dapat membuat tema selama seminggu, sebulan, setahun, dan bahkan selama satu jam! Tema lebih longgar daripada tujuan, tetapi akan memungkinkan Anda untuk tetap mengikuti proyek dan tetap tenang dan seimbang sepanjang waktu.
3. Buat janji dengan diri sendiri.
Untuk menghargai diri sendiri dan waktu Anda, buatlah janji dengan diri sendiri di kalender Anda. Dan pertahankan. Terkadang janji temu dengan diri sendiri hanya membutuhkan waktu satu jam untuk menangani beberapa tugas. Tidak apa-apa, selama Anda menghormati diri sendiri seperti Anda menghormati orang lain dengan janji. Jangan tergoda untuk membatalkan pada diri sendiri karena keadaan darurat orang lain.
Jadi apa yang Anda lakukan ketika seseorang menelepon untuk membuat janji selama waktu yang dijadwalkan dengan diri sendiri? Beri tahu mereka bahwa Anda sibuk dan tawarkan waktu lain. Jika Anda merasa cemas bahwa Anda mungkin kehilangan pelanggan atau peluang, pikirkanlah seperti ini. Ketika Anda membuat janji dengan dokter gigi, apakah Anda memberi tahu mereka kapan Anda akan berada di sana dan mengharapkan mereka untuk menyulap, atau apakah Anda menyesuaikan janji temu dengan jadwal dan ketersediaan mereka?
Dokter gigi memberi tahu Anda kapan tepatnya Anda dapat memilih untuk duduk di kursinya -- bukan sebaliknya. Ini harus menjadi cara yang sama untuk Anda.
4. Jadwalkan minggu Anda berdasarkan jenis tugas.
Pertama, tentukan jenis tugas yang Anda lakukan secara teratur. Ini mungkin termasuk administrasi, email, penulisan proposal, janji temu dan sebagainya. Jadwalkan blok waktu secara teratur untuk melakukan jenis tugas ini. Mengambil janji klien di pagi hari dan membuat panggilan kembali di sore hari. Letakkan blok waktu ini di kalender Anda dan patuhi itu untuk produktivitas maksimum.
5. Atau jadwalkan minggu Anda berdasarkan jenis waktu.
Ada empat jenis waktu: Fokus, Fleksibel, Keluarga, dan Waktu Bebas. (Ya, ada waktu luang tetapi Anda harus menciptakannya -- itu tidak terjadi begitu saja).
Fokus dan waktu yang fleksibel adalah yang paling sering digunakan di tempat kerja. Jadwalkan fokus atau waktu tanpa gangguan per jam. Kemudian matikan apa pun yang mengganggu dan mulailah bekerja. Waktu keluarga jelas. Luangkan waktu untuk keluarga untuk menjaga keseimbangan dan kebahagiaan dalam hidup Anda. Waktu luang berarti bebas dari apa yang Anda memiliki untuk melakukan dan melakukan apa yang Anda ingin melakukan.
Didik rekan kerja Anda dan siapa pun yang mungkin mengganggu Anda selama Waktu Fokus Anda tentang rencana Anda. Anda mungkin ingin memiliki tanda khusus 'jangan ganggu' atau gantungan pintu, beberapa tanda yang terlihat, bahwa Anda memiliki waktu tanpa gangguan dan akan tersedia nanti.
6. Latih otak Anda untuk mulai bekerja selama waktu fokus.
Kembangkan ritual yang melatih otak Anda untuk fokus pada waktu. Musik bekerja dengan baik. Gunakan headset dan pilih musik yang tidak memiliki kata-kata, hanya nada yang menenangkan. Mulai musik tepat sebelum Anda ingin fokus. Lakukan setiap saat dan segera Anda akan memusatkan diri untuk fokus setiap kali musik diputar.
Lakukan beberapa hal ini atau mulailah dengan satu hal dan produktivitas Anda akan meningkat.
