Proposal bisnis adalah dokumen tertulis yang dikirim ke calon klien untuk mendapatkan pekerjaan tertentu. Proposal dapat diminta atau tidak diminta. Seorang klien dapat dengan mudah meminta proposal pada sebuah proyek selama panggilan penjualan dengan mengatakan: 'Anda tahu, kedengarannya menarik. Mengapa Anda tidak mengirimi saya proposal tentang itu.' Dalam kasus lain, proposal dapat berupa ajakan formal, biasanya disebut RFP (permintaan proposal). RFP hampir selalu merupakan dokumen juga. Mereka menentukan produk atau layanan yang akan disediakan, kualifikasi yang dicari, dan tenggat waktu penyerahan. Proposal yang diminta, jelas, berarti bahwa klien telah memutuskan untuk melakukan pembelian. Hanya pemilihan vendor yang masih harus dilakukan. Sebuah proposal yang tidak diminta, sebaliknya, seringkali merupakan presentasi penjualan yang mengenakan jubah lain—tetapi proposal tersebut secara khusus ditujukan untuk aktivitas yang terdefinisi dengan baik dan terbatas. Contoh proposal yang tidak diminta adalah penyerahan garis besar buku ke penerbit dengan alasan popularitas subjek, kebaruan pendekatan, dan manfaat penulis.
Proposal bisnis harus dibedakan dari perkiraan . Di banyak bidang di mana usaha kecil aktif, perkiraan memiliki tujuan yang sama seperti proposal. Mereka adalah dokumen yang menentukan penjualan pekerjaan atap atau pengaspalan atau layanan pembersihan rumah bulanan. Tetapi di mana perkiraan digunakan, kualifikasi penjual dan metodenya untuk menyelesaikan pekerjaan juga ditetapkan, tetapi dengan cara lain—biasanya melalui wawancara atau telepon penjualan. Terkadang penjual dianggap cocok dengan pekerjaan tersebut karena bisnis tersebut sudah memiliki reputasi yang baik. Proposal, di sisi lain, biasanya melibatkan layanan satu kali yang kompleks atau tidak biasa seperti lansekap taman, survei pasar, atau membangun kilang. Dalam kasus ini, pendekatan terhadap pekerjaan, desain, implementasi, jadwal, dan bahkan estetika membutuhkan lebih dari sekadar perkiraan dolar.
Banyak bisnis jasa beroperasi sepenuhnya berdasarkan proposal. Dalam kasus lain, proposal terkadang diperlukan, terkadang tidak. Di bidang yang sangat teknis, proposal dapat diisi dengan daftar kering spesifikasi teknik dan/atau detail proses. Tetapi penting untuk diingat bahwa proposal selalu menjadi yang pertama dan terutama dokumen penjualan .
ELEMEN PROPOSAL BISNIS
Di sebagian besar industri, proposal memiliki format yang terdefinisi dengan baik khusus untuk bidang tersebut. Contohnya mungkin menyediakan layanan pemasangan kabel listrik ke fondasi bertingkat tinggi atau menuangkan untuk pengembangan pinggiran kota. Dalam kasus seperti itu, penawar pertama-tama harus mendapatkan proposal lama dan mengikuti struktur yang biasanya digunakan oleh perdagangannya di pasar itu. Dalam profesi seperti arsitektur dan lansekap, presentasi visual, kadang-kadang bahkan model, sangat penting untuk penjualan. Hal yang sama berlaku untuk proposal periklanan. Di ketiga area ini—ada juga yang lain—presentasi yang sebenarnya biasanya adalah pertemuan. Setiap dokumen bersifat tambahan dan cenderung meringkas presentasi dengan tambahan apa yang disebut 'boiler plate', yaitu rincian administratif.
Berikut ini adalah diskusi tentang proposal yang lebih umum, biasanya terkait dengan studi, survei, atau aktivitas layanan (misalnya, layanan perlindungan untuk kompleks gudang). Dalam proposal tersebut struktur umum berikut berlaku.
Semua proposal memiliki setidaknya dua bagian yang berbeda: surat pengantar dan dokumen proposal itu sendiri. Selain itu, kadang-kadang, satu atau lebih lampiran dapat dilengkapi dengan bagan, grafik, foto, peta, dan sebagainya. Proposal singkat, juga kadang-kadang dikenal sebagai 'proposal surat', menggabungkan dua bagian pertama menjadi satu pengajuan, biasanya maksimal enam hingga delapan halaman.
Itu sampul surat berfungsi sebagai dokumen pengiriman. Banyak penawar juga menggunakan surat pengantar untuk memberikan esensi proposal dalam bentuk yang sangat singkat, menyoroti kualifikasi penawar, menyebutkan harga, dan menanyakan pesanan.
Itu dokumen proposal biasanya memiliki struktur sebagai berikut:
- Judul Halaman. Bagian ini biasanya mencakup nama Anda dan nama perusahaan Anda, nama orang atau perusahaan yang menerima proposal, dan tanggal pengiriman.
- Daftar isi. Meskipun biasanya tidak diperlukan untuk proposal yang lebih pendek, ini terkadang digunakan untuk proposal formal yang kompleks. Dalam kasus di mana departemen yang berbeda dari klien secara terpisah akan meninjau bagian-bagian dari dokumen, daftar isi adalah sarana yang berguna untuk memandu pembaca dengan cepat ke topik-topik seperti Listrik, Struktural, Pemanasan & Pendinginan (dalam proyek bangunan) '¦ atau Makanan Layanan, Musik, Hiburan, Layanan Transportasi (dalam proyek untuk menyelenggarakan festival).
- Ringkasan bisnis plan. Ringkasan dapat disertakan di sini atau dapat disampaikan dalam surat pengantar.
- Pernyataan Masalah/Isu/Pekerjaan. Bagian ini mengulangi, dengan cara yang diulang, tujuan dan sasaran klien sebagaimana ditafsirkan oleh penawar. Menyertakan pernyataan ulang masalah ini berguna untuk menunjukkan kepada klien bahwa penawar memahami masalah dengan benar.
- Pendekatan. Pada bagian ini bidder merangkum pendekatan yang diusulkannya untuk memecahkan masalah klien atau melaksanakan tugas yang diperlukan. Pendekatan yang diusulkan seringkali merupakan kunci untuk memenangkan pekerjaan—jika harganya tepat—karena pendekatan tersebut menunjukkan cara, cara berpikir, atau teknik yang unik, mengapa mereka akan memecahkan masalah, dan mengapa mereka lebih unggul daripada alternatif. Bagian tidak perlu rinci. Rincian diserahkan kepada Metodologi. Tapi itu menyajikan elemen strategis dari proposal dan mendukung mereka.
- Metodologi. Bagian ini mengembangkan beberapa detail bagaimana Pendekatan akan dilakukan. Tingkat detail harus cukup untuk menyampaikan kepada klien secara meyakinkan apa yang akan terjadi tanpa terjerat dalam hal-hal kecil.
- Kualifikasi Penawar. Bagian ini menyajikan dokumentasi mengapa penawar ini harus dipilih berdasarkan kualifikasi, sejarah masa lalu, dan keberhasilan pencapaian pekerjaan serupa di masa lalu.
- Jadwal dan Tolok Ukur. Elemen utama dari pekerjaan di sini ditampilkan terhadap garis waktu. Jika perlu, tolok ukur khusus diidentifikasi untuk menunjukkan keberhasilan pencapaian tujuan antara.
- Proposal Biaya, Jadwal Pembayaran, dan Masalah Hukum. Penawar menyimpulkan dengan menyajikan harga sedetail yang dipersyaratkan dalam RFP. Itu selalu bijaksana untuk secara khusus menunjukkan ketika penawar mengharapkan untuk mendapatkan pembayaran sebagian saat pekerjaan berlangsung. Jika masalah hukum yang terlibat, mereka dapat ditempatkan di sini. Jika mereka panjang, mereka mungkin pantas mendapatkan bagian mereka sendiri.
PROPOSAL BERHASIL
Proposal yang berhasil, di atas segalanya, adalah apa yang klien gambarkan sebagai 'responsif', yang berarti bahwa penawar telah menyelesaikan pekerjaan rumahnya, sangat memahami kebutuhan dan aspirasi klien, dan dengan hati-hati menanggapi semua aspek RFP. Responsivitas pada akhirnya jauh lebih penting, semuanya sama, daripada daya tarik visual presentasi atau bahkan kelancaran penulisannya. Proposal yang indah dan ditulis dengan baik yang melewatkan atau mengabaikan elemen kunci dari proyek klien akan kalah dengan proposal membosankan yang sebaliknya responsif. Menulis di Jurnal Bisnis Los Angeles , Sharon Berman mencatat bahwa 'Mengerjakan pekerjaan rumah Anda dan membuat persiapan yang diperlukan dapat membuat semua perbedaan. Hal ini sangat penting mengingat besarnya waktu dan usaha yang diperlukan untuk menyusun proposal profesional.' Bertemu dengan pengambil keputusan utama sebelumnya dan mengajukan pertanyaan menyelidik untuk menentukan dengan tepat apa yang mereka cari adalah persiapan minimum. Tak perlu dikatakan, harga yang kompetitif selalu merupakan penentu akhir antara pesaing yang setara.
BIBLIOGRAFI
Berman, Sharon. 'Cara Membuat Proposal Bisnis yang Menggoyahkan Klien.' Jurnal Bisnis Los Angeles . 3 Januari 2000.
Gilliam, Stacy. 'Nyalakan Proposal Anda.' Perusahaan Hitam . Juni 2005.
San, Tom. Proposal Bisnis Persuasif . AMACOM, 1 Desember 2003.
