Kotak masuk email Merlin Mann penuh dengan kekacauan. Itu memalukan untuk dia akui. Dia adalah orang yang menemukan konsep inbox zero.
Mann adalah seorang guru produktivitas yang meluncurkan situs web 43folders.com pada tahun 2004. Dia segera mulai mengkhotbahkan Injil kotak masuk nol dalam artikel di situsnya. Orang New York menggambarkannya sebagai 'sistem manajemen email yang revolusioner.' Mann memberi Google Tech Talk Tech di kotak masuk nol. Itu terbakar seperti api.
Mencapai kotak masuk nol menjadi sangat dicari sehingga Mailbox aplikasi yang sangat populer merancang seluruh strategi produknya untuk mencapai kotak masuk nol. Ketika Anda sampai di sana, Anda menerima pesan 'Anda sudah selesai' dengan gambar yang cantik. Gambaran akan berubah setiap kali, mempertaruhkan pengalaman. (Dropbox mengakuisisi Kotak Surat dan mematikannya pada tahun 2016.)
Tapi Mann bilang kita salah melakukannya. Dalam sebuah wawancara dengan Inggris berkabel , dia menjelaskan bagaimana kita semua melewatkan poin tentang kotak masuk nol -- dan apa yang harus kita lakukan sebagai gantinya.
Berhenti memperlakukan kotak masuk nol sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
Apa sebenarnya yang sangat berguna tentang mencapai kotak masuk nol? Mungkin bisa dikatakan bahwa Anda melakukannya. Rasanya enak. Namun, karena banyaknya email yang kami terima akhir-akhir ini, itu mungkin bukan lagi tujuan yang mengagumkan.
Ketika Mann pertama kali meluncurkan konsep kotak masuk nol, ia memiliki satu kotak masuk. Hari ini, kami memiliki lusinan lagi yang dapat dianggap sebagai kotak masuk.
Email kerja
Email pribadi
DM Twitter
Facebook Messenger
DM Instagram
Kendur
Pesan teks
Mann mengatakan berkabel Anda harus membedah bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda di berbagai kotak masuk ini. Jika perhatian Anda tersebar begitu tipis karena Anda selalu menanggapi pesan dari semua tempat ini, tidak mengherankan jika Anda merasa stres.
Memiliki beberapa rahmat dengan diri sendiri. Terimalah bahwa Anda tidak dapat melakukan semuanya. Lupakan membalas setiap pesan. Membiarkan beberapa hal yang kurang penting berlama-lama akan memberi Anda ketenangan.
Tapi, itu bukan alasan untuk memilih keluar dan berhenti membalas apa pun. Peneliti Microsoft menemukan bahwa mengabaikan email adalah tanda manajer yang buruk. Anda masih harus tetap di atas item prioritas di kotak masuk Anda. Terserah Anda untuk memutuskan apa prioritas itu.
Berhati-hatilah dengan pendekatan yang bersih.
Tahun baru, dekade baru. Mengapa tidak memilih opsi nuklir dan tekan hapus pada semuanya? Bersihkan batu tulis dan mulai segar.
Itu ide yang buruk, kata Mann. Alih-alih, identifikasi area fokus utama. Mungkin Anda dapat menekan hapus pada jenis email tertentu -- seperti notifikasi atau email promosi.
Tapi simpan yang penting. Mulailah merumuskan strategi untuk memilah mana yang penting dan mana yang tidak. Ada berbagai metode untuk meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk email. Mann menyarankan untuk mendedikasikan waktu tiga kali sehari untuk mengejar kotak masuk Anda. Beberapa pakar produktivitas merekomendasikan untuk tidak memeriksa email terlebih dahulu di pagi hari sehingga Anda dapat fokus pada tugas pekerjaan yang mendalam.
Strategi ini mungkin tidak bekerja untuk semua orang, terutama mereka yang pekerjaannya membutuhkan balasan cepat ke email. Jika Anda memiliki fleksibilitas seputar email, berikut adalah beberapa pendekatan:
Hapus aplikasi email dari ponsel Anda saat Anda sedang berlibur. Jangan panik. Sangat mudah untuk mengunduh aplikasi lagi ketika Anda kembali online.
Jika Anda harus mengirim email pada akhir pekan atau pada jam-jam aneh untuk mengejar ketinggalan, jadwalkan mereka untuk tiba selama jam kerja. Ini sangat penting jika Anda berada dalam peran kepemimpinan sehingga Anda memimpin dengan memberi contoh dan tidak melestarikan budaya yang selalu aktif. Jika Anda mengirim email sepanjang akhir pekan, bawahan langsung Anda akan merasa perlu juga.
Matikan notifikasi -- email dan lainnya -- sehingga Anda tidak terus-menerus terganggu dengan ping yang mendesak-tetapi-tidak-penting.
