Anda baru saja menyelesaikan sebuah proyek besar dan Anda ingin mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada orang-orang yang berusaha keras untuk membuatnya sukses. Tapi dunia kita hari ini penuh dengan ungkapan terima kasih yang tidak berarti. Kami berterima kasih atas 'kesabaran' kami ketika kami terjebak dalam penundaan, dan atas 'pemahaman' kami ketika penerbangan kami dibatalkan. Bagaimana kamu bisa? sampaikan terima kasihmu dengan tulus bahwa penerima akan benar-benar menghargai?
Elemen yang paling penting adalah ini: Buat koneksi pribadi. Ada prosedur untuk diikuti yang akan membantu Anda menulis catatan seefektif mungkin, tetapi menciptakan hubungan pribadi adalah hal terbaik yang dapat Anda lakukan dalam catatan terima kasih. Bahkan jika Anda harus mengirim ucapan terima kasih kepada seratus peserta di suatu acara, cobalah untuk menuliskan satu atau dua kalimat pribadi di setiap acara, atau tambahkan pengantar pribadi singkat di awal email massal.
Menciptakan hubungan pribadi itu akan membuat ucapan terima kasih Anda efektif. Inilah cara membuatnya benar-benar hebat:
Gunakan kertas untuk dampak maksimal.
Haruskah Anda selalu menulis catatan terima kasih di atas kertas? Nggak. Jika Anda seorang pemimpin yang cerdas, Anda mengirim sedikit catatan terima kasih beberapa kali sehari kepada orang-orang yang telah membantu Anda memecahkan masalah atau menyampaikan informasi yang Anda butuhkan. Email masuk akal untuk sebagian besar waktu. Tapi kapan itu benar-benar diperhitungkan? Saat itulah Anda harus mengeluarkan kartu catatan yang bagus atau kartu ucapan terima kasih dan mengirimkannya melalui surat siput. Saya mendapatkan ucapan terima kasih dari banyak orang karena berbagai alasan, tetapi hanya sedikit yang saya dapatkan di atas kertas yang benar-benar menonjol dalam pikiran saya.
Bersikaplah tulus.
Jangan pernah menulis ucapan terima kasih, atau catatan pribadi apa pun, jika Anda tidak benar-benar merasakan emosi yang Anda ungkapkan. Orang sering memiliki indra keenam yang memberitahu mereka ketika seseorang tidak tulus . Jika Anda merasa kesal dan tidak tahu berterima kasih, kesampingkan tugas ini dan lakukan kembali saat suasana hati Anda lebih baik. Jika orang yang Anda berterima kasih mengacaukan bagian dari pekerjaan, ucapkan terima kasih atas bagian yang dilakukan dengan baik. Jangan pernah berbohong dalam ucapan terima kasih.
Jadilah spesifik.
Jangan menulis, 'Terima kasih atas peran Anda dalam menyukseskan pertemuan hari Selasa.' Tulis, 'Terima kasih atas pengenalan cerdas Anda tentang pembicara utama kami yang membuat pertemuan hari Selasa sukses ', atau 'Terima kasih telah memecahkan masalah A/V di acara hari Selasa dan membantu memastikan semuanya berjalan lancar.'
Tawarkan pujian.
Sekarang setelah Anda berterima kasih kepada penerima atas apa yang mereka lakukan, tambahkan satu kalimat atau lebih tentang bagaimana mereka melakukannya. Misalnya, setelah kalimat tentang pemecahan masalah A/V, Anda dapat menulis: 'Pengetahuan Anda tentang teknologi baru ini adalah aset nyata bagi perusahaan kami.' Sangat penting untuk mengucapkan beberapa kata baik jika seseorang baru belajar melakukan sesuatu. Misalnya: 'Anda tampak begitu tenang dan santai di atas panggung, tak seorang pun akan mengira ini pertama kalinya bagi Anda.' Bahkan jika mereka mengacau, mereka mungkin melakukan beberapa bagian dari pekerjaan dengan baik, jadi fokuslah pada hal itu dalam catatan terima kasih Anda.
Katakan sesuatu tentang masa depan.
Kebanyakan orang, sebagian besar waktu, ingin tahu di mana mereka berdiri. Jadi, jika Anda berharap dapat bekerja sama dengan penerima lagi di proyek lain, atau jika Anda melihat hal-hal hebat di masa depan mereka, sekaranglah saat yang tepat untuk mengatakan demikian: 'Saya tak sabar untuk segera berkolaborasi lagi,' atau 'Bakat hebat Anda akan membawa Anda jauh di industri ini.'
Semoga mereka baik-baik saja.
Sebaiknya tutup semua catatan pribadi (dan bahkan yang non-pribadi) dengan harapan baik untuk penerimanya. Ini bisa sesederhana 'Saya harap Anda memiliki musim panas yang indah.' Atau Anda bisa berharap mereka beruntung dengan proyek mereka saat ini atau karir masa depan. Ini juga saat yang tepat untuk menyebutkan pasangan orang tersebut atau orang penting lainnya, jika sesuai: 'Semoga Anda dan Barbara menjalani musim liburan yang menyenangkan.' Jika Anda tahu mereka akan memulai perjalanan atau usaha baru, Anda dapat mendoakan mereka baik-baik saja.
Pertimbangkan untuk menyertakan hadiah kecil.
Tidak perlu sesuatu yang berharga--sebenarnya tidak perlu karena banyak organisasi memiliki aturan yang melarang karyawan menerima hadiah berharga. Tapi, katakanlah, kartu hadiah $10 ke tempat kopi terdekat bisa menjadi tambahan kecil yang sempurna. Atau Anda bisa berkreasi. Seorang wanita yang bekerja sama dengan saya dalam proyek sukarela mengirimi saya ucapan terima kasih tertulis bersama dengan catatan kecil yang bertuliskan, 'Hentikan saya sebelum saya menjadi sukarelawan lagi.' Saya memikirkannya setiap kali saya menggunakannya.
