Alex Tolbert, dan Organisasi Pengusaha (EO) anggota di Nashville, adalah pendiri dan CEO Bernard Health, dan Inc. 5000 perusahaan yang produk andalannya, BerniePortal , adalah platform SDM lengkap untuk pengusaha kecil yang didukung oleh ribuan profesional di seluruh negeri. Kami bertanya kepada Alex tentang praktik terbaik dalam melacak manajemen kinerja. Inilah yang dia bagikan:
Manajemen kinerja selalu menjadi topik hangat di dunia SDM, dan ada banyak cara berbeda yang dapat dilakukan administrator untuk memastikan bahwa tim berada di jalur yang benar, dan tujuan karyawan terpenuhi.
Yang mengatakan, satu hal yang pasti: Tinjauan kinerja tahunan tidak optimal untuk tenaga kerja saat ini. Umpan balik yang berkelanjutan sangat penting dan lebih efektif dalam menjaga tim dan organisasi tetap pada jalurnya.
Di perusahaan kami, pertemuan satu lawan satu mingguan antara manajer dan anggota tim merupakan bagian integral dari budaya dan strategi manajemen kinerja kami. Kami menganggap '1-1' sebagai mekanisme utama yang digunakan organisasi untuk memastikan umpan balik dan peningkatan berkualitas tinggi.
Jika organisasi Anda saat ini tidak memiliki kerangka kerja untuk manajemen kinerja yang berkelanjutan dan konsisten, sekaranglah saatnya untuk menerapkan pendekatan 1-1.
Apa itu 1-1?
Satu-ke-satu, atau 1-1, adalah pertemuan terjadwal mingguan yang diadakan setiap manajer dengan masing-masing bawahan langsung mereka. Berbeda dengan pertemuan tim yang dijadwalkan secara teratur atau pertemuan khusus proyek, 1-1 dimaksudkan untuk menyediakan saluran dan jalan reguler untuk komunikasi dua arah pada lingkup penuh tugas, tanggung jawab, atau masalah karyawan.
Apa keuntungan dari 1-1?
Ada dua manfaat utama untuk membangun strategi 1-1 ke dalam budaya perusahaan Anda.
Yang pertama adalah pembinaan. Sebagian besar pemimpin tim ingin anggota staf mengembangkan keahlian dan karier mereka, yang pada akhirnya memungkinkan manajer untuk mendelegasikan lebih banyak dan mengenali tingkat produktivitas yang lebih tinggi. Selanjutnya, karyawan umumnya lebih bahagia ketika pertumbuhan mereka diprioritaskan, yang mengarah pada peningkatan retensi.
Tetapi tanpa strategi khusus yang memastikan pembinaan rutin, tugas-tugas ini mudah didorong ke belakang karena manajer dan bawahan langsung fokus pada tanggung jawab sehari-hari.
Manfaat kedua dari pertemuan rutin 1-1 adalah dari sudut pandang kepatuhan. Ketika manajer mengidentifikasi seorang karyawan untuk pemutusan hubungan kerja, HR biasanya meminta catatan dialog seputar alasan pemutusan hubungan kerja untuk: melindungi perusahaan dari perspektif hukum .
Seringkali, manajer tidak menyadari bahwa dokumentasi semacam itu diperlukan, tetapi tanpa catatan tertulis dan tanpa riwayat umpan balik, mungkin sulit untuk memberhentikan karyawan, terutama mereka yang berada di kelas yang dilindungi.
1-1 mingguan, dengan agenda dan ringkasan tertulis, menjamin dokumentasi reguler dari percakapan ini, yang baik untuk kesehatan organisasi.
Bagaimana melakukan 1-1 . yang bermanfaat
Berbicara tentang agenda dan ringkasan, dokumentasi adalah bagian penting dari 1-1 yang efektif. Pertemuan rutin antara manajer dan bawahan langsung meningkatkan pembinaan, tetapi tidak akan banyak membantu kepatuhan kecuali ada catatan tertulis. Selanjutnya, merekam topik rapat secara tertulis akan menghasilkan rapat yang lebih produktif serta kemungkinan saling pengertian yang lebih tinggi.
Di perusahaan kami, kami meminta anggota tim untuk mengirimi manajer mereka agenda hal-hal yang ingin mereka diskusikan setidaknya sehari sebelum 1-1 mingguan mereka. Manajer membalas dengan item agenda tambahan. Hal ini membuat pertemuan lebih produktif, dan juga memberikan waktu bagi kedua belah pihak untuk bersiap. Kami mendorong bahwa jika suatu agenda bersifat sensitif, maka harus dijelaskan selengkap mungkin untuk memberikan waktu kepada pihak lain untuk memikirkannya sebelum membahasnya.
Setelah pertemuan, anggota tim mengirimkan ringkasan item tindakan dan poin penting dari diskusi. Sekali lagi, manajer merespons dengan item lain yang ingin mereka dokumentasikan.
Meminta pertanggungjawaban manajer
Setelah Anda menerapkan strategi manajemen kinerja, SDM atau pemimpin bisnis mungkin awalnya harus proaktif dalam meminta pertanggungjawaban manajer atas pertemuan ini.
Salah satu metodenya adalah menjelaskan nilai pertemuan ini kepada para manajer dan membuat mereka berinvestasi dalam hasil. Beginilah cara tim Sukses Organisasi kami menjelaskan 1-1s: 'Perusahaan kami menginvestasikan waktu yang signifikan dalam bimbingan, umpan balik, dan pengembangan karyawan dalam 1-1s. Mengingat investasi, penting kita melakukannya dengan baik. Kami memiliki beberapa percakapan kami yang paling bermakna dan produktif dalam pertemuan 1-1. Ketika dilakukan dengan baik, 1-1 membuat kami menjadi organisasi yang lebih kuat. Penting bagi kesuksesan perusahaan yang berkelanjutan bahwa norma-norma ini diinternalisasi dan menjadi bagian dari DNA budaya kita.'
Untuk perspektif lain, lihat Tempat yang Bagus untuk Bekerja oleh Ben Horowitz . Dalam esai ini, pemodal ventura dan penulis Hal Sulit Tentang Hal Sulit Hard menulis tentang pengalamannya dengan seorang manajer yang tidak mengadakan pertemuan 1-1 dalam enam bulan, dan mengapa pertemuan ini merupakan bagian integral untuk membangun perusahaan yang kuat dan menciptakan tempat kerja yang baik bagi karyawan.
1-1 mungkin tidak tampak seperti alat make-or-break untuk organisasi Anda pada awalnya, tetapi dalam pengalaman kami, ini adalah komponen inti dari menciptakan organisasi yang sukses. Ini menanamkan rasa tanggung jawab bagi anggota tim di setiap tingkat dan memastikan bahwa keberhasilan karyawan dan organisasi diprioritaskan.
