Saya telah menjadi pekerja jarak jauh selama sekitar tiga tahun sekarang, dan saya telah belajar bagaimana menjadi produktif ketika saya di rumah, dan juga bagaimana mengelola tim jarak jauh sebagai pendiri perusahaan. Tapi, saya akan jujur--saya butuh waktu lama untuk mengetahui bagaimana membuat pekerjaan jarak jauh menjadi efektif. Saya sudah terbiasa diinterupsi di setiap langkah dengan komunikasi dan email waktu nyata, saya hanya berasumsi bahwa inilah yang terjadi pada semua orang.
Ketika saya bekerja sendiri dan mulai mendiagnosis masalah gangguan sepanjang waktu, saya menemukan bahwa sebagian besar waktu tidak produktif saya dihabiskan untuk memberi dan mengumpulkan pembaruan status dari semua orang yang bekerja dengan saya. Orang-orang yang kurang informasi - terutama orang-orang di posisi kepemimpinan - tentang apa yang saya lakukan, semakin banyak email, pesan teks, dan pesan obrolan yang mereka kirimkan kepada saya. Beberapa pemimpin baik-baik saja dengan tidak berada di lingkaran, tetapi beberapa menjadi gelisah jika mereka tidak mendengar kabar dari Anda setiap jam. Itu membuang-buang waktu untuk semua orang.
Jadi saya membuat satu perubahan yang berdampak besar. Saya mulai mengirim email setiap Senin pagi dengan subjek 'Rencana saya untuk minggu ini.' Dalam email ini, saya akan memberi tahu penerima dengan tepat apa rencana saya untuk minggu ini dan menanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan atau penyesuaian apa pun yang ingin mereka lakukan pada prioritas saya.
Ini terlihat seperti ini:
Hai, semuanya -- Prioritas saya minggu ini adalah fokus pada penerbitan posting blog & menyelesaikan rencana pemasaran & kemitraan kami.
Berikut adalah beberapa kegiatan yang akan saya kerjakan:
Posting artikel 'panduan bekerja dari rumah' di intranet.
Buat draf rencana pemasaran yang kita bahas minggu lalu, dengan maksud untuk mendapatkan persetujuan pada akhir minggu ini.
Saya memiliki beberapa pertemuan dengan mitra kami minggu ini. Saya akan mengirimkan ringkasan dari diskusi tersebut.
Terima kasih! Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin melihat penyesuaian apa pun pada prioritas saya, beri tahu saya.
Terima kasih!
-- Robbie
Tergantung pada kegiatan minggu itu, saya juga akan memasukkan bagian 'apa yang saya selesaikan minggu lalu'. Bagian itu terlihat seperti ini:
Minggu lalu, saya dapat mempublikasikan posting blog jarak jauh, berbicara dengan tiga mitra kami, dan saya menyelesaikan draf rencana pemasaran yang baik yang kami diskusikan minggu lalu. Saya berharap untuk menyelesaikan rencana pemasaran, tetapi saya masih menunggu Suzy kembali dari liburan dan saya akan mengulasnya dengan dia ketika dia kembali minggu ini.
Ini adalah email yang berguna untuk dikirim ke klien, tetapi juga berguna secara internal. Jika Anda adalah pendiri atau CEO perusahaan, email Anda ke staf akan terlihat seperti ini:
Hai semuanya -- Berikut adalah prioritas, dan arah kami untuk minggu ini.
Kita perlu meningkatkan penjualan dari kelebihan persediaan kita. Bisakah tim pemasaran menyusun rencana untuk menjual semua inventaris yang tidak terpakai yang kami miliki di gudang kami? Jika kita tidak menjualnya dalam 30 hari, kita harus membuang persediaan.
Kampanye email kami berjalan dengan baik. Mari kita lakukan lebih banyak dari mereka. Mari kita beralih dari 1 email seminggu menjadi 2 email seminggu.
Batalkan semua rapat yang tidak perlu yang tidak terkait dengan sasaran penjualan selama 30 hari ke depan. Kami berada dalam waktu mode krisis, dan saya ingin kami fokus pada tweak yang bisa kami buat. Saya tahu beberapa dari Anda juga memiliki pertemuan penting dengan saya, tetapi jika itu tidak terkait dengan penjualan, harap jadwalkan ulang undangan untuk saat ini.
-- Robbie
Anda juga dapat meminta tim Anda untuk mengirimkan pembaruan mingguan serupa tentang apa yang telah mereka capai dan rencana mereka untuk minggu mendatang.
Ketika tim saya dan saya mengirim email seperti ini, klien dan rekan tim biasanya menyukainya. Ini mengurangi kecemasan mereka dan memberi mereka lebih banyak visibilitas ke dalam apa yang menjadi fokus setiap orang. Selain itu, gangguan berkurang secara signifikan karena penerima diyakinkan bahwa Anda berada di atas segalanya, dan tidak perlu pengingat untuk bekerja setiap saat.
Email yang satu ini dapat menghemat banyak waktu perusahaan Anda.
